职场人免不了要撰写报告汇报重点工作项目,经常遇到的困境是,明明历时半年、投入了大量的人工、金钱在项目上,但是在项目汇报时却被领导批驳得一无是处。
如今,无论是卖手机的、还是卖狗粮的公司都知道要想做好营销,就必须要创建出足够好的内容供传播,而做好内容最直接的方式是讲一个打动客户的故事。国内外有很多擅长讲故事的企业家,如星巴克的创始人霍华德·舒尔茨,华为的任正非,联想的柳传志,互联网公司如马云,雷军等,都是讲故事的高手。
彼得·古贝尔曾这么说过:“现今社会的每个人,无论他们自己是不是意识到,其都是通过情感交流在做生意,因此,对于企业家来说,讲述令人信服的故事是促进生意达成的最好方式。”
因此,为了和这些爱讲故事、擅长“讲故事”也梦想引领大家“集体创作故事”的管理者们对上话,方案汇报时必须做到生动、才能打动他们。
最理想的情况是让管理者们按照我们方案叙述的逻辑和内容,自然地推导到我们提出的核心建议,避免对内容的误读。具体如何撰写和汇报方案才能打动这些管理者们?
需要依靠将“讲故事”融进结构化的汇报里。在此分享安奈特西蒙斯在《故事思维》中提到的故事思维、并综合迈克费廖洛在《极简思考》中介绍的结构化汇报原则。
安妮特·西蒙斯是将故事思维应用在商业领域的先驱,曾服务的客户包括美国国家航空航天局(NASA)、美国国税局(IRS)、微软公司等,此书教大家如何利用故事去影响其他人,解决生活和工作中的种种问题;
迈克费廖洛毕业于美国西点军校,在世界顶级咨询公司麦肯锡任职多年,是美国知名的演说家和培训师,此书是他基于咨询行业多年经验证提炼出的更清晰、简洁、高效的工作汇报方法。
举个例子,假设报告主题是关于公司产品研究开发流程的优化项目,不妨首先讲一个产品研究开发项目过程中的重大失败经历。
报告第一部分: “因为项目开发之前没有充分了解客户的需求,开发团队花费了庞大的资源、时间和精力去开发这种产品,但最终没有让客户公司满意,最后项目费用未收回、且丢掉了这位大客户后续的单子。从中吸取的教训:一是不要只从自己的角度去设计产品;二是产品设计必须以真实世界的客户的真实需求为驱动” 。
报告第二部分:基于此,设计出一整套关于产品研究开发需求确认、上报、洽谈、开发、上线全流程的优化方案。方案内容是这样的…
报告第三部分:此方案上线后,预计不仅能减少类似情况带来的损失XX,还预测因流程化开发能带来人力数量、人力成本、席位资源等缩减XXX。
这样,报告的故事线就比较完整,且切中了管理者的痛点,让他们都觉得项目是有价值的。
常见的一种叙述方式是,是从“背景介绍”到“形势变化”,再到处理问题的“核心建议”的逻辑过程。
我们通常会这么叙述:“过往,我们是这么做的…..”、“然后,情况出现了一些变化,表现在这样一些方面..”,“因此,我们提议用…方案应对”。
而另外一种叙述方式,则是在展开叙述时,把核心建议放在首位,然后是支持观点的论据。
这种方式,是考虑到管理者们已经具备了相关的背景知识,他们最关注的是我们提出了什么样的方案建议。
在PPT报告中,确保每个观点都是一个完整的句子,每一页的标题和内容都尽量精简,由主要观点、支撑主要观点的次要观点、以及支持次要观点的细节观点构成。
比如,某一页报告的标题这么写:“通过现状梳理发现,目前软件开发流程中需求确认面临着这两大痛点XX、XX”。
则此页报告的内容,则应该围绕“如何梳理的现状、现状是什么;痛点分为哪两点、各是什么”展开,确保论据支撑论点。
总结一下,如果想让每一次项目汇报都顺利通过,必须抓住管理者们“爱讲故事”、擅长“讲故事”也梦想引领大家“集体创作故事”的特征,整体报告有清晰的故事线,且开头最好讲一些关于管理痛点的故事;设计不同的报告结构框架、变换不同的叙述方式;方案内容撰写确保论点和论据一一对应,且语言简明扼要,如此,让方案汇报变得生动、才能打动管理者们。